“Spring niet zomaar op elke trend, maar ga op zoek naar een oplossing voor jóuw organisatie.”
De voorbije jaren is onze kijk op het traditionele kantoor drastisch veranderd. Daar heeft de recente coronacrisis alles mee te maken. De weg naar thuiswerk werd definitief vrijgemaakt en medewerkers ontdekten de voordelen van hybride werken. Facility managers zitten met een nieuwe uitdaging: hoe kunnen ze hun kantoorgebouwen aanpassen aan deze nieuwe realiteit én klaarstomen voor de toekomst? Zullen medewerkers voortaan minder op kantoor werken? En hoeveel werkplekken én dus ruimte moeten ze dan voorzien? We vroegen het Guido Nachtergaele, actief bij Cronos Groep.
Met 25 jaar evaring op de teller zag Guido Nachtergaele de facilitaire wereld van dichtbij evolueren. Hij omschrijft zichzelf eerder als een generalist en adviseert bedrijven bij hun facilitaire vraagstukken. Sinds enkele jaren is hij actief binnen de Cronos Groep.
Hoe heb je de kantoorwereld zien veranderen?
In de laatste 50 jaar heeft de manier waarop we onze kantoren indelen een serieuze evolutie doorgemaakt. De jaren 1980 werden vooral gekenmerkt door afzonderlijke bureaus voor het management, waarbij de ene manager een al wat groter bureau had dan de andere, afhankelijk van het functieniveau. De rest van het team, die zaten samengeperst in een soort van ‘treinwagon’, waarbij elke afdeling afgezonderd van elkaar een eigen ruimte had.
Dat veranderde in de jaren 1990, wanneer kantoren veel meer opengetrokken werden. Afdelingen die veel met elkaar samenwerkten werden dichter bij elkaar gezet en een aantal wanden werden zelfs weggenomen.
Probeer als facility manager vooral voor jezelf te denken en niet zomaar op trends te springen.
Vanaf de jaren 2000 ging dat nog een stap verder en ontstonden de eerste landschapskantoren. Openheid is toen echt wel de trend geworden, en dat is vandaag nog altijd het geval in de meeste bedrijven. We zien managers steeds dichter bij hun team zitten, soms zelfs aan dezelfde tafel.
Hoe ziet de toekomst er volgens jou uit?
Als facility manager is het moeilijk in te schatten wat de toekomst zal brengen. Heel wat bedrijven kampen met de vraag wat ze met hun huidige kantoorruimte moeten doen. Tijdens corona zagen we dat vooral grote bedrijven heel wat van hun ruimte opgaven. Meer en meer mensen gingen thuiswerken, en kantoren kwamen leeg te staan. Maar nu medewerkers vandaag door de stijgende energiekosten sneller dan verwacht terugkeren naar kantoor, kampen ze met ruimtetekorten.
Veel bedrijven volgden die trend en zo ontstaat er snel een domino-effect. Voor kleine bedrijven valt de impact van zo’n beslissing nog wel mee, maar in grote bedrijven ligt dat anders. Binnen Cronos hebben wij deze trend niet gevolgd en hebben wij geen structurele ruimte afgestoten.
Bij Cronos Groep volgen ze vooral hun eigen pad en beslissen ze op basis van de noden van hun medewerkers.
Hoe kan je anticiperen op de nodige ruimte?
Als mensen mij vragen hoeveel ruimte ze nu eigenlijk best voorzien, dan refereer ik in eerste instantie altijd naar de werkplekcoëfficiënt. Vóór de coronacrisis lag die in de klassieke kmo’s veelal rond 1:1 of zelfs 1:1,2: voor elke medewerker een eigen bureau, ook voor wie halftijds werkt. In grote bedrijven lag dat toen eerder op 0,8. De voorbije twee jaren zien we dat zelfs naar 0,6 evolueren.
Dé grote vraag als organisatie is: in welke mate wensen wij dat onze medewerkers naar kantoor komen en wat hebben ze daarvoor nodig? Dat zijn enerzijds een aantal werkplekken – maar dan eerder samenwerkingswerkplekken dan ‘concentratieplekken’ – en anderzijds ruimtes om op verschillende manieren samen te werken. Da’s soms wat koffiedik kijken, maar met trial en error én het voorzien van de nodige flexibiliteit lukt dat wel. Ook hier is het belangrijk om de noden van jouw bedrijf te kennen en dus niet zomaar de trends te volgen.
Wat zijn de grootste uitdagingen als facility manager?
Voor corona zagen we binnen de landschapskantoren drie terugkerende topics op gebied van werkplekken : daglicht, akoestiek en klimatisering. De laatste jaren speelt ook duurzaamheid echter een prominentere rol in de keuze van het gebouw, deels door een groter bewustzijn maar ook, laat ons eerlijk zijn, door de overheid die nieuwe regels oplegt.
Zo geldt er sinds 1 januari 2022 een renovatieplicht voor eigenaars van niet-residentiële gebouwen, waaronder dus ook kantoren vallen. Elke nieuwe eigenaar is daardoor verplicht om binnen de vijf jaar na de aankoop aan vier energiebesparende maatregelen: een geïsoleerd dak, hoogrendementsglas, en moderne koel- en verwarmingsinstallaties.
Als eigenaar kijk je dus maar beter proactief naar een gebouw voor je tot een aankoop overgaat. Het is beter om vooraf een duurzaamheidscheck te doen, dan na twee jaar plots alles te moeten verbouwen. Vooral voor de huurder kan het vervelend zijn om tijdens de huurtermijn midden in een verbouwing te zitten.
Volgens Guido Nachtergaele creëer je op kantoor best zowel samenwerkings- als concentratieplekken.
Hoe kijk je naar digitalisering binnen de facility-wereld?
Ik ben niet iemand die snel meegaat met de stroom, laat staan met hypes of ‘de waan van de maand’. Bij Cronos volgen we vooral ons eigen pad. IoT (of Internet of Things) is vandaag bijvoorbeeld een trending topic in de facility wereld. Binnen onze organisatie hebben wij daar nog geen nood aan. Het kost veel geld en de ROI is voor mij tot op vandaag moeilijk aantoonbaar. Bovendien vertelden enkele collega-facility managers me dat ze het bij nader inzien niet meer opnieuw zouden.
FMIS-leveranciers mogen dan wel verkondigen dat ze alle facility issues kunnen oplossen, maar als facility manager moet je eerst zélf de problemen oplossen en dan pas nadien overwegen of een IWMS jou in de toekomst kan verder helpen. Probeer dus vooral voor jezelf te denken en niet zomaar op trends te springen.
Cronos Groep werd opgericht in 1991 en evolueerde van eenmanszaak naar een grotere tech-groep met maar liefst 8.000 medewerkers in een tiental landen. De groep bestaat uit clusters van kleinere IT- en marketinggerichte bedrijven en is tegelijkertijd een ideaal ecosysteem voor startende ondernemers.
Wil je meer kantoortips ontvangen? Schrijf je dan in voor onze maandelijkse nieuwsbrief en blijf als eerste op de hoogte!
